Dans un environnement en constante évolution, notamment dans le secteur médico-social, il est essentiel de mettre en place des rituels qui permettent de structurer les actions et de soutenir le changement. J’aimerais vous partager une bonne pratique que j’avais instaurée lorsque j’étais directrice d’EHPAD : la réunion quotidienne.
Ce rituel, bien qu’il soit court (30 minutes maximum), rythmait nos journées et nous aidait à mieux gérer les priorités. Plus qu’une simple rencontre, ce moment permettait de poser les bases pour une prise de décision rapide et éclairée tout en renforçant l’engagement des équipes.
Pourquoi un rituel quotidien est-il si puissant ?
Le secteur médico-social est souvent marqué par l’urgence et l’imprévu. C’est pourquoi il est nécessaire de donner aux équipes des repères clairs pour qu’elles puissent agir avec efficacité. En mettant en place un rituel quotidien, vous offrez un cadre structurant qui permet à chaque membre de l’équipe de savoir à quoi s’attendre et comment agir.
Clarification des priorités
Ce rituel permettait avant tout de clarifier les priorités du jour. Les équipes pouvaient ainsi se concentrer sur ce qui était vraiment important, sans se laisser distraire par des tâches secondaires. En se réunissant chaque jour, nous abordions rapidement les sujets critiques et les actions à mener en urgence, ce qui permettait à chacun de se recentrer.
Renforcement de la communication
L’un des grands avantages de ces réunions était de faciliter la communication entre les différents membres de l’équipe et avec la direction. Chaque participant avait l’opportunité de poser ses questions, de signaler des problèmes et de recevoir des réponses immédiates. De plus, ces échanges réguliers empêchaient les malentendus et les rumeurs de se propager.
Exemple : Si un soignant faisait face à une situation particulière avec un résident, il pouvait la partager lors de la réunion et recevoir des conseils immédiats pour adapter sa prise en charge. Cette dynamique contribuait à une meilleure réactivité des équipes.
Soutien des équipes et prise de décision
Ces réunions quotidiennes n’étaient pas seulement un moment de discussion, elles étaient aussi un véritable outil de soutien pour les équipes. Le contact direct avec le manager permettait à chacun de se sentir entendu, soutenu, et surtout guidé dans ses choix. Les décisions étaient ainsi prises plus rapidement, dans un cadre clair et transparent.
Un rituel pour traiter les difficultés et célébrer les réussites
Les réunions quotidiennes ne se concentraient pas uniquement sur les difficultés rencontrées. Bien au contraire, elles offraient aussi un moment privilégié pour célébrer les succès et valoriser les faits positifs. En prenant quelques minutes pour mettre en avant ce qui avait bien fonctionné, nous renforcions la motivation des équipes et créions un climat de confiance.
Gestion des difficultés en temps réel
Les difficultés rencontrées dans la journée pouvaient être abordées immédiatement, évitant ainsi que des problèmes mineurs ne deviennent des crises. De plus, cela donnait aux équipes l’occasion de comprendre les décisions prises par la direction et de mettre en perspective les changements opérés.
Exemple : Si une décision avait été prise concernant l’organisation des soins ou des plannings, elle était expliquée clairement lors de ces réunions. Cela permettait de dissiper les incompréhensions et de s’assurer que tout le monde était aligné.
Célébrer les succès et valoriser les forces
Ces instants étaient également l’occasion de célébrer les succès. En prenant le temps de reconnaître ce qui fonctionnait bien, nous renforcions la cohésion et la fierté collective. Les soignants se sentaient valorisés et encouragés à s’appuyer sur leurs réussites pour surmonter les défis à venir.
Exemple : Si une équipe avait réussi à améliorer l’accompagnement d’un résident difficile ou à résoudre une situation complexe, cela était mis en avant, ce qui renforçait le sentiment de compétence et d’accomplissement.
Construire la confiance et maintenir la motivation
La réunion quotidienne avait aussi un rôle important dans la construction de la confiance au sein des équipes. En se rencontrant chaque jour, chacun pouvait exprimer ses besoins, ses craintes ou ses idées. Cela permettait de détecter les signaux faibles avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs.
Éviter les rumeurs et donner du sens
Grâce à ce rituel, nous évitions que des informations inexactes circulent et perturbent le bon fonctionnement de l’établissement. L’information était partagée de manière transparente, ce qui permettait à tous de comprendre les décisions prises et les orientations choisies. En expliquant les choix stratégiques, nous donnions du sens à l’action quotidienne des équipes.
Maintenir la motivation et créer du lien
Ces réunions donnaient également un sens à l’action. En maintenant un lien régulier entre les équipes et la direction, nous renforcions le sentiment d’appartenance et d’engagement. Les soignants se sentaient partie prenante des décisions et des évolutions de l’établissement, ce qui entretenait leur motivation.
Un moment privilégié pour le développement des équipes
Le rituel quotidien n’était pas seulement un outil pour la gestion opérationnelle. Il créait aussi un cadre favorable au développement des équipes. Grâce à cette régularité, nous donnions aux soignants des repères qui les aidaient à grandir dans leurs fonctions. Ce moment quotidien de regroupement leur offrait des opportunités de développer leurs compétences et de mieux comprendre les enjeux stratégiques de l’établissement.
Exemple : Lors de ces réunions, nous abordions souvent des sujets de fond tels que la gestion des priorités, l’organisation du travail ou les nouvelles réglementations. Cela permettait aux soignants d’élargir leur vision et de mieux comprendre leur rôle dans l’organisation.
Un rituel pour donner du sens au changement
Dans un secteur où le changement est fréquent, instaurer un rituel quotidien permet de mieux accompagner les équipes dans les transitions. Ces réunions offraient un espace pour expliquer les changements, répondre aux questions et atténuer les résistances. En donnant du sens aux évolutions, nous rendions le changement plus acceptable et plus facilement intégré.
Et vous, avez-vous des rituels qui donnent du sens au changement ?
Ces réunions quotidiennes sont un exemple parmi d’autres de rituels qui renforcent l’efficacité et le sens de l’action. Et vous, quelles sont les pratiques que vous mettez en place avec vos équipes pour donner du sens aux changements ? Avez-vous un rituel qui soutient la prise de décision, renforce la motivation ou améliore la communication ?
Je serais ravie de découvrir vos méthodes et d’échanger sur la manière dont vous gérez ces moments précieux au quotidien.
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